MS.EXCEL- MEMANFAATKAN FUNGSI UNTUK MENGATUR BENTUK-BENTUK DARI KOLOM

Pembahasan :  Memanfaatkan fungsi format untuk mengatur bentuk-bentuk dari kolom.

Pada menu exel ada beberapa pengaturan yang sudah ada rumusnya, misalnya format tanggal, nominal rupiah, penjumlahan, pengurangan, dan lain sebagainya.

Tipe tex.

Misal membuat penulisan angka tapi bentuk teks, maka sebelum penulisan tambahkan tanda petik (‘), maka kalau di beri rumus tidak akan bisa berfungsi rumusnya karena ada tanda petiknya, karena angka dalam bentuk teks tersebut tidak dapat di hitung.

Atau ada format tersendiri yang jika ingin membuat secara otomatis, pada menu home- number, maka akan keluar menu format cell, pilih tek, maka secara otomatis angka yang telah ditulis akan berubah menjadi format teks.

Membuat format tanggal

Pengetikan  tanggal, bulan, tahun secara manual adalah bentuk penulisan yang salah.

Penulisan yang rata kiri menunjukkan penulisan yang salah, sedangkan penulisan yang benar adalah yang otomatis berada di rata kiri.  Untuk membuat format tanggal secara otomatis dapat di buka pada menu format cell, pilih date, pilih bentuk tanggal yang diinginkan.

Format penulisan mata uang

Format penulisan mata uang ada dua, yaitu currency dan accounting.

Pada penulisan format accounting hasil penulisan angka dan Rp. Nya akan gabung/dekat, sedangkan pada format accounting hasil penulisan angka dan Rp nya akan terpisah .

Format sesuai dengan keinginan kita

Misal penulisan umur :

Jika penulisan tahun di tulis secara manual maka jika akan mencari rata-rata menggunakan rumus maka tidak akan bisa di hitung.contoh :

Jika ingin dapat di hitung rata-rata umurnya maka gunakan menu format cel, pilij costum, ganti tulisan pada type dengan tulisan : 0 “tahun”. Maka jika menggunakan format tersebut, akan dapat di hitung rata-rata umurnya.

Format penggabungan kolom : wraptex. Format penggabungan kolom dengan penulisan yang menyesuaikan kolom : dengan cara pilih menu shrink to fit

A.   Menyalin Isi Cell

Untuk menyalin isi suatu cell ke cell-cell yang terletak pada bagian bawahnya dapat dilakukan dengan prosedur berikut :

Pilih Blok yang akan disalin lalu letakkan kursor pada sebelah kanan bawah cell yang akan dicopy lalu ke daerah yang masih belum ada rumus formulanya.

B.       Membuat Judul di tengah Tabel

Untuk membuat judul di tengah tabel maka dilakukan langkah sebagai berikut ini:

Ketik terlebih dahulu kata yang menjadi judul pada kolom yang paling pertama (A……). Blok kolom sampai ke kolom paling akhir tabel. Gunakan toolbar merge and center .

C.      Pengeditan dan Pengformatan Worksheet

      Pengeditan worksheet

Pengeditan dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu:

1.       Tekan F2 di keyboard pada cell yang akan diedit

2.       Double klik pada cell yang mau diedit

3.       Mengedit pada formula bar

      Perintah untuk pengeditan

1.      Perintah fiil terdiri dari 4 pilihan:

      Up       :isi data pada cell dari bawah ke atas

      Down  :isi data pada cell dari atas ke bawah

      Left     :isi data pada cell dari kanan ke kiri

      Right   :isi data pada cell dari kiri ke kanan

2.    Delete         : untuk menghapus cell beserta isinya

      Tombol delete :menghapus isi cell terpilih tanpa memindahkan pilihan dari worksheet

      Shift Cell Left :menggeser cell ke kiri

      Shift Cell Up   :menggeser cell ke atas

      Entire Row      :menghapus 1 baris

      Entire Colum   :menghapus 1 kolom

3.    Delete Sheet           :untuk menghapus sheet yang sedang aktif

4.    Move or Copy Sheet          :untuk memindahkan atau menggandakan sheet yang sedang aktif

D.      Perintah untuk Pemformatan Worksheet

1. Cell      :Mengatur format dari komponen yang berhubungan dari cell

          Adapun komponen-komponen yang dapat diformat yakni:

a.       Number (format type data)

b.      Alignment (format tampilan vertikal, horizontal, dan derajat kemiringan)

c.       Font (format tulisan)

d.      Border (format garis)

e.       Patterns (format warna pada cell)

f.       Protection (mengunci ataupun menyembunyikan cell)

2. Row    :Mengatur format dari baris

a.       Height      :mengatur panjang suatu baris

b.      Autofit     :mengembalikan ke ukuran baris yang standart

c.       Hide         :menyembunyikan baris yang ditunjuk

d.      Unhide     :mengembalikan baris yang baru saja dilakukan hide (baris yang tersembunyi)

3. Column             : mengatur format dari kolom

a.         Width                               :mengatur lebar dari suatu kolom

b.         Autofit Selection             :mengembalikan ke ukuran kolom yang standart

c.         Hide                                 :menyembunyikan kolom yang ditunjuk

d.        Unhide                             : mengembalikan baris yang baru saja dilakukan hide (baris yang tersembunyi)

e.         Standard Wight               : mengatur standart lebar dari kolom

4. Sheet   : mengatur format dari sheet yang sedang aktif

a.         Rename                :mengganti nama sheet yang sedang aktif

b.         Hide                     :menyembunyikan sheet yang sedang aktif

c.         Unhide                 :mengembalikan sheet yang baru saja dilakukan hide (sheet yang tersembunyi)

d.        Background         :memberi gambar sebagai background dari layer kerja MS Excel

            Tab Color        :memberi warna pada garis bawah tulisan nama sheet

. membuat range / blok sel

Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja. Terkadang, anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau) baris, copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan (atau) baris, dll. Dalam kondisi – kondisi seperti ini, anda dapat menggunakan range / blok ini untuk memudahkan kerja anda.

Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai di ujung kanan bawah. Sebagai contoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan sebagai range B2:E7.

Range / blok dapat dibuat dengan beberapa cara:

1. Membuat range dengan menggunakan tombol Shift

a.   Tempatkan petunjuk sel awal range / bagian awal sel yang ingin diblok, yaitu B2.

b.   Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai sel tujuan, yaitu E7.

2. Membuat range menggunakan mouse

a.   Klik sel yang merupakan sel awal range, yaitu B2. Pointer / penunjuk mouse yang harus berada dalam keadaan tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel).

b.   Sambil menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke sel tujuan, yaitu E7.

3. Membuat kolom atau baris

Suatu baris atau kolom dapat disorot dengan mengeklik huruf kolom atau nomor baris yang anda inginkan. Misalnya cukup klik huruf kolom B bila ingin menyorot seluruh kolom B.

4. Menyorot sederetan kolom atau baris

Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya, B, C, D) atau sederetan baris (misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan dengan mengikuti langkah berikut ini:

a.  Klik di huruf kolom atau di nomor baris awal

b.  Sambil tetap menekan tombol mouse kiri, geserlah (drag) pointer (penunjuk) mouse hingga menyelorot seluruh baris itu.

Menghapus data

Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol delete. Dan bila ingin menghapus format tampilan data / sel dapat dilakukan dengan memilih dan mengeklik menu Edit, Clear, Formats.

Memasukkan rangkaian data dengan fasilitas AutoFill

Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill dapat dilakukan dengan mengikuti langkah – langkah berikut ini:

1. Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat. Misalnya pilih/klik sel B2
2. Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” January
3. Pada sel berikutnya (sel bawah/ B3 atau disampingnya / C2) ketik data berikutnya yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb” (February)
4. Sorot/bloklah B2:B3
5. Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah sel B3 sehingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam.
6. Tekan tombol kiri mouse dan geserlah (drag) posisi pointer mouse ke sel yang diinginkan misalnya B12. Dengan ini rangkaian data angka dapat ditampilkan.

Menggunakan fasilitas AutoCalculate dan AutoSum

ü  AutoCalculate

Fasilitas AutoCalculate (perhitungan otomatis) digunakan untuk melakukan perhitungan cepat dan mudah dari data-data yang cukup banyak dalan suatu range tertentu. Di dalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung rata – rata (Average), jumlah data (Count), banyak data angka (Count Nums), Nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah angka data (Sum).

Cara menggunakannya adalah sebagai berikut:

1. Sorot range yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C7:C12 dari data.
2. Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi yang anda inginkan. Misalkan pilih Average (A) untuk menghitung rata – rata data.
3. Hasilnya akan ditampilkan di baris status.

ü  AutoSum

Fungsi AutoCalculate di atas adalah untuk menghitung cepat data – data yang cukup banyak, tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus juga dapat menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya adalah dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum (S).

Misalnya dalam contoh di atas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer mouse ke tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol S di toolbar. Selanjutnya sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:C10) dan tekan Enter.

Mengatur lebar kolom

1.   Mengatur lebar kolon dengan menggunakan mouse.

a.       Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga plus tanda warna putih berubah menjadi tanda panah 2 arah.

b.      Catatan : Bila ingin berubah sederet kolom, terlebih dahulu bloklah kolom yang akan dirubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas kanan salah satu kolom tersebut.

c.       Klik kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser (drag) lah mouse hingga lebar kolom sesuai yang diinginkan.

2.   Mengatur lebar kolom sesuai data terpanjang

a.       Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah lebarnya.

b.      Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data terpanjang yang ada pada kolom,

Mengatur tinggi kolom

1.      Mengarahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.

2.      Catatan : Bila ingin merubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris yang akan diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas bawah salah satu baris tersebut.

3.      Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-lah mouse hingga tinggi baris yang diinginkan.